Planering av VM i ishockey: “Känslan av att vara färdig”

Har du någonsin tänkt på hur mycket tid och krafter det tar att planlägga ett sportevenemang? Vi har pratat med Frederik Munk som är Chief Operating Officer, och därmed står för det praktiska inför nästa års Ishockey VM som hålls i Danmark i 2018.

”Det ger fjärilar i magen att tänka på den stund då första pucken släpps på öppningsdagen”

Frederik Munk, Chief Operating Officer, Ishockey VM 2018

Frederik Munk arbetar med planläggningen av Ishockey VM som tar plats i både Köpenhamn och Herning. Han har det praktiska och operationella ansvar för evenemanget.

VM i ishockey äger rum i maj nästa år, matchen spelas i både Jyske Bank Boxen i Herning och i Köpenhamns Royal Arena. Spelare runt från hela världen tar sig till Danmark likasom åskådare och fans som vill stödja deras favoritlag.

Planering tar tid

Det är en längre process att planera en begivenhet i storlek av Ishockey VM. Processen började faktiskt redan 5-6 år sedan, då började teamet analysera om detta överhuvudtaget kunde göras. Här undersöktes faciliteterna, de ekonomiska förutsättningarna, om offentlig stöd fås och om teamet i själva verket vågar kasta sig in i projektet.

Därefter kom perioden då man skulle kämpa för att vinna världsmästerskapen till Danmark. Spännande kampanjer med film och samtal gjordes och dessutom gjordes lobby kampanjer åt beslutsfattarna. ”Det möjliggjorde att vi den gång vann röstningen mot Lettland, och så var det oss som blev värdar”, berättar Frederik Munk, Chief Operating Officer.

Hela planläggningen bekräftar att det var ett stort uppdrag att få Ishockey VM till Danmark, och att det är en process som kräver att man beväpnar sig med tålamod.

Dessutom kräver det en massa arbetskraft att arrangera ett sportevenemang. Därför har det på löpande band rekryteras folk som alla bidrar till förberedelserna. Bland annat har medarbetare som tar hand om marknadsföringen samt managers till olika delområden blivit ansatta. Dessutom har teamet ansatt praktikanter och volontärer som alla hjälper till med planeringen.

De frivilliga spelar en viktig roll i avvecklingen av VM. De står för riktigt många praktiska arbetsuppgifter under evenemanget:

”Bland annat behöver vi en team host för varje land som skall vara tillsammans med laget under hela händelsens gång. De skall hjälpa laget med att svara på de praktiska frågorna som kan uppstå. Som team host vill man fungera som vår länk till laget – det är ganska kul”.

Du måste drivas av motivation

I förbindelse med planeringen av världsmästerskapen kommer man stöta på utmaningar. Därför är det viktigt att påminna sig själv om att fokusera på motivationen och på slutresultatet av ens hårda arbete.

Det skapar motivation att det finns en given deadline och en noggrann arbetsbeskrivning. Beslutsfattningar skall tas nu och arbetet skall göras för att VM i slutändan kan äga rum, tillägger Frederik Munk.

Det är det unika som motiverar mig – det är så unikt att pröva skapa några dagar som folk vill minnas, både åskådarna men också spelarna, fansen och alla andra involverade”

– Frederik Munk

Ta täten, man skall ju börja någonstans

Det kan verka förvirrande att finna vägen in till sportbranschen, men det är alltid bra att ha en form av basis rent pedagogiskt sätt.  Framförallt färdigheter inom planläggning, projektledning, ekonomi och juridik är bra att ha i ryggsäcken, om man drömmer om att arbeta med planläggning av sporthändelser, berättar Frederik Munk. När det så är sagt så finns det många nischer som inte kräver att man har alla dessa ovannämnda färdigheter.

”Om man till exempel skall koordinera aktiviteterna i presscentret kunde det vara mer relevant att ha en bakgrund i journalistik”.

Vill man in i sportbranschen men saknar utbildning kan det vara en god idé att börja som volontär. Man kan undersöka vilka evenemang som finns runtom i sportklubbar och se om det finns events som söker volontär medhjälpare. På det sättet förvärvs erfarenhet och genom tiden förvärvs mer ansvar:

”Det finns många vägar in till branschen, har man inte erfarenheter är det såklart svårare, men man ska ju börja någonstans” – Frederik Munk

 Vad ser du mest fram emot när det hela går av stapeln i 2018?

”Jag ser fram emot känslan av att vi är färdiga. Alltså den känslan av att inom kort släpps pucken till första matcherna, fredagen den 4 maj klockan 16:15 i båda hallarna, det är klimax.”

”We are ready” har varit deras kampanjslogan enda sedan start, Frederik beskriver det som en markering från Danmark om att vi kan vara arrangörer till en så stor sporthändelse och att vi i Danmark är färdiga.

Själva händelsen har en stor betydelse för Danmark som land. Under mästerskapet vill många besökande komma till Köpenhamn och Herning vilket har en påverkan på turismen i Danmark. Dessutom kan evenemanget hjälpa till med att utvidga kännedomen till sporten och göra fler uppmärksamma på hur bra underhållningssport ishockey är.   

Frederik ser också fram emot själva final veckoslutet, ”stunden när världsmästaren kåras och vi står i kulissen och tänker på hur tufft projekt det har varit – man har fått lov till att pröva något som man aldrig kommer glömma, det tror jag man skall påminna sig själv om att vara glad över”.

Ishockey VM skjuts igång den 4 maj i Royal Arena i Köpenhamn och i Jyske bank Boxen i Herning. Du kan köpa biljetter till matcherna på http://2018.iihfworlds.com/dk/billetter/

Vill du ha ett starkt nätverk inom sport? Läs om Innovative Sport Management här.